Instytucje publiczne, w których używa się wielu kluczy do różnych pomieszczeń, powinny zadbać o ich bezpieczne przechowywanie. Dawniej w każdym większym budynku powoływano stanowisko portiera, który administrował kluczami. Ale czasy się zmieniły, a zawód ten ewoluował bardziej w kierunku recepcjonisty udzielającego jedynie informacji. Nad bezpieczeństwem kluczy czuwają dzisiaj elektroniczni portierzy - depozytory kluczy.
Początkowo depozytory były mechanicznymi urządzeniami do przechowywania kluczy. Obecnie dostępne są wersje elektroniczne, o mocno rozbudowanym menu. Umożliwiają one sprawne zarządzanie kluczami, niezależnie od tego, czy posiadamy klucze skonfigurowane w systemie master key, czy też indywidualne.
Depozytory doskonale sprawdzają się we wszystkich organizacjach, gdzie należy wyeliminować dostęp osób nieupoważnionych. Np. w bankach, budynkach wojskowych, instytucjach państwowych itp. Są zaprojektowane jako urządzenia uniwersalne: łączące łatwość w zarządzaniu z optymalną ochroną kluczy. Np. depozytory SAIK KEY przechowują, zabezpieczają i pozwalają inteligentnie zarządzać pojedynczymi kluczami lub całymi pękami kluczy. Posiadają ponadto solidną, stalową obudową.
Depozytory elektroniczne można rozbudowywać o kolejne moduły. Pozwala to nie tylko na bezpieczne przechowywanie kluczy, ale również zapewnienie ochrony innym przedmiotom należącym do pracowników lub będących w posiadaniu instytucji zarządzającej obiektem. Dzięki temu możliwe jest skonstruowanie depozytora, który będzie idealnie odpowiadał potrzebom zarządcy danego obiektu.
Pobranie oraz zdeponowanie klucza przechowywanego w depozytorze następuje po prawidłowej identyfikacji pracownika. W zależności od modelu oraz zaprogramowanych funkcji można tego dokonać przy użyciu karty zbliżeniowej, breloka lub kodu PIN. Co ważne, pracownik pobierający klucze może skorzystać wyłącznie z tych, do których przypisano mu wcześniej prawa. Pozostałe klucze są automatycznie zablokowane przez depozytor. Podczas deponowania klucza ważne jest, aby umieścić go w odpowiednim dla niego miejscu. Depozytory działają bowiem na zasadzie stacji dokującej, w której należy umieścić pasujący do niej element. W innym przypadku urządzenie nie zadziała. Możliwe jest także odtworzenie historii pobierania oraz deponowania określonego klucza.
Depozytor kluczy umożliwia bezpieczne przechowywanie, warto jednak zwrócić uwagę również na inne aspekty ochrony. Oprócz elektronicznych rozwiązań – w postaci samego depozytora - należy wprowadzić także przepisy dokładnie określające procedury pobierania i deponowania kluczy. Takie połączenie zapewni kompleksową ochronę budynku oraz osób w nim przebywających.